Autor: Magdalena Hampelska. Radca prawny od 2016 r. Specjalista w kompleksowej obsłudze prawnej podmiotów związanych z branżą nieruchomości, w szczególności deweloperów – również w relacjach z nabywcami, urzędami, notariuszami, bankami oraz zarządcami.
Pojęcia administrator i zarządca wspólnoty mieszkaniowej są często używane zamiennie. Oba odnoszą się do działań związanych z utrzymaniem i zarządzaniem nieruchomością wspólną. Różnią się jednak zakresem uprawnień, odpowiedzialnością i sposobem powołania.
W tym artykule w przystępny sposób wyjaśniamy te różnice, a także kiedy i na jakiej podstawie warto przyjąć konkretny model zarządzania. Znajdziesz tu też praktyczne wskazówki, jak wybrać odpowiedniego zarządcę lub administratora.
A gdybyś po jego przeczytaniu nadal miał pytania lub potrzebował dalszej pomocy, to kliknij tutaj i porozmawiaj z naszym specjalistą.
Administrator i zarządca – kim dokładnie są?
Zacznijmy od krótkiego wyjaśnienia różnic między tymi dwoma pojęciami.
Administrator
Występuje w modelu zarządzania, w którym wspólnota powołuje zarząd spośród właścicieli lokali. Administrator to profesjonalny podmiot, który na podstawie umowy wykonuje jedynie czynności administracyjne i techniczne, takie jak utrzymanie części wspólnych, przeglądy techniczne czy obsługa dostawców usług. Nie podejmuje decyzji strategicznych ani uchwał – te pozostają w gestii zarządu właścicielskiego. W praktyce administrator współpracuje z zarządem, wspierając go w codziennym funkcjonowaniu wspólnoty.
Zarządca
Ta funkcja pojawia się, gdy wspólnota powierza pełny zarząd innemu podmiotowi, najczęściej profesjonalnej firmie. Zarządca łączy w sobie funkcje zarządu wspólnoty i jej administratora – podejmuje decyzje dotyczące utrzymania nieruchomości, realizuje uchwały właścicieli, prowadzi księgowość, przygotowuje zebrania właścicieli. W tym modelu nie powołuje się zarządu właścicielskiego, ponieważ całość obowiązków spoczywa na zarządcy.
Jaki jest zakres obowiązków administratora i zarządcy?
Zakres obowiązków łączy się z modelem zarządzania przyjętym w danej wspólnocie.
W praktyce spotykamy dwa rozwiązania:
#1 Administrator wspiera zarząd właścicielski
W tym modelu właściciele lokali powołują zarząd wspólnoty, który reprezentuje ich na zewnątrz i podejmuje decyzje (na zasadzie zarządu w spółce).
Zarząd może też zlecić bieżącą obsługę nieruchomości profesjonalnemu podmiotowi zwanemu w tym modelu częściej administratorem. Podmiot ten nie zastępuje zarządu, ale wykonuje jego decyzje i zajmuje się bieżącą obsługą nieruchomości wspólnej – czyli:
- prowadzi rozliczenia finansowe,
- organizuje przeglądy i naprawy,
- nadzoruje serwis sprzątania, odśnieżania, konserwacji,
- wspiera zarząd w kontaktach z mieszkańcami.
Jest to rozwiązanie typowe dla małych i średnich wspólnot, które chcą mieć kontrolę nad decyzjami, ale nie mają czasu lub wiedzy, by zajmować się codzienną administracją.
#2 Zarządca działa samodzielnie – łączy rolę zarządu i administratora
W tym wariancie właściciele powierzają zarząd nieruchomością wspólną profesjonalnemu zarządcy – osobie fizycznej lub firmie.
Nie wybiera się już zarządu spośród właścicieli, bo zarządca przejmuje wszystkie obowiązki administratora opisane powyżej oraz:
- reprezentuje wspólnotę na zewnątrz,
- podejmuje decyzje finansowe i organizacyjne,
- podpisuje umowy, składa oświadczenia.
To typowe rozwiązanie dla inwestycji deweloperskich, w których potrzebne jest zarządzenie w szerszym zakresie lub większą liczbą lokali, co warto powierzyć profesjonalistom.
Z uwagi na zamienne stosowanie pojęć, ważne jest żeby rozróżniać modele zarządzania wspólnotą – przede wszystkim poprzez ustalenie czy we wspólnocie funkcjonuje zarząd właścicielski czy zarząd został powierzony innemu podmiotowi. To od tego modelu zależy zakres obowiązków i odpowiedzialności wykonywanych przez profesjonalny podmiot.
Kiedy potrzebne jest profesjonalne zarządzanie/administrowanie nieruchomością wspólną?
Z doświadczenia wiemy, że deweloperzy często zastanawiają się, czy w danej inwestycji w ogóle potrzebne jest profesjonalne zarządzanie, a jeśli tak – to na jakim etapie i jak odpowiedni podmiot wybrać.
W budynkach wielorodzinnych, w których potrzebne jest m.in. zorganizowanie wywozu odpadów, przeglądów technicznych i bieżącego reagowania na awarie, z zasady warto zadbać o powierzenie zarządu profesjonalistom.
Natomiast w inwestycjach obejmujących budownictwo jednorodzinne należy w pierwszej kolejności ustalić czy nieruchomość wspólna w praktyce wymaga powierzenia zarządu. W przypadku konieczności wspólnego ponoszenia kosztów np. napraw i serwisu bramy wjazdowej czy oświetlenia drogi wewnętrznej jest to zasadne. Jeżeli jednak każdy właściciel lokalu korzysta z ogrodzonego ogródka, media rozliczane są indywidualnie i nie ma w praktyce wspólnych dla właścicieli elementów/obowiązków – decyzję o wybraniu modelu zarządzania można z powodzeniem pozostawić współwłaścicielom działki.
Jeśli jesteś zainteresowany pomocą w temacie objętym artykułem, skontaktuj się z adw. Grzegorzem Koźmickim na poniższe dane i skonsultuj swoją sytuację lub dowiedz się więcej o oferowanej przez KPAP pomocy prawnej dla deweloperów.
Jeśli jesteś zainteresowany pomocą w temacie objętym artykułem, skontaktuj się z adw. Grzegorzem Koźmickim na poniższe dane i skonsultuj swoją sytuację lub dowiedz się więcej o oferowanej przez KPAP pomocy prawnej dla deweloperów
Przykład:
W jednej z realizowanych przez naszego klienta inwestycji wielorodzinnych deweloper stanął przed wyzwaniem zorganizowania bieżącego utrzymania wspólnego parkingu, oświetlenia i zieleni między budynkami. Dzięki wsparciu kancelarii ustalono:
- powołanie profesjonalnego zarządcy nieruchomości od samego początku,
- zakres obowiązków obejmujący przeglądy techniczne, serwis urządzeń i rozliczanie wspólnych kosztów,
- mechanizmy raportowania i komunikacji między nabywcami a zarządcą,
- jasne zasady finansowania kosztów utrzymania nieruchomości wspólnej.
Dzięki temu rozwiązaniu deweloper uniknął sporów między właścicielami lokali, a nabywcy od początku mieli przejrzyste i profesjonalne zasady zarządzania nieruchomością.
Podsumowując: jeżeli inwestycja wymaga bieżącego utrzymania części wspólnych, deweloper może powierzyć zarząd profesjonalnemu podmiotowi w sposób opisany poniżej. Natomiast gdy faktyczne potrzeby zarządzania nieruchomością wspólną są niewielkie, decyzję o wyborze modelu zarządzania pozostawia się właścicielom. Takie rozwiązanie zapewnia racjonalny podział obowiązków i chroni interesy wszystkich stron.
Jak powierzyć zarząd nieruchomością wspólną?
Powierzenie zarządu zwykle następuje w pierwszej umowie przeniesienia własności lokalu. Zawiązana tym samym wspólnota mieszkaniowa składająca się z pierwszego nabywcy oraz dewelopera powierza zarząd nieruchomością wspólną firmie X. Powierzenie zarządu jest skuteczne wobec kolejnych właścicieli, jednak wspólnota mieszkaniowa na późniejszym etapie może dokonać zmiany sposobu zarządu nieruchomością wspólną.
Przykład:
W sprawdzanym dla klienta projekcie pierwszej umowy przeniesienia własności lokalu zawarliśmy zapisy dot. powierzenia przez wspólnotę mieszkaniową zarządu nieruchomością wspólną wybranej wcześniej firmie X, jednocześnie dbając o zapisy wyjaśniające nabywcom możliwość i tryb zmiany sposobu zarządzania. Powierzenie zarządu w ten sposób zapewniło ciągłość sprawnego funkcjonowania wspólnoty.
W praktyce oznaczało to, że:
- kolejni właściciele nie musieli od razu wybierać nowego zarządcy i organizować obowiązkowego zebrania wspólnoty,
- wszystkie obowiązki administracyjne były wykonywane sprawnie i w sposób zorganizowany,
- deweloper mógł bezpiecznie zakończyć swoją rolę w zarządzie nieruchomością wspólną, mając pewność, że nieruchomość jest administrowana profesjonalnie,
- właściciele lokali zostali poinformowani, że mogą na późniejszym etapie zmienić sposób zarządu nieruchomością.
Jak wybrać zarządcę wspólnoty mieszkaniowej – procedura w 6 krokach
Wybór profesjonalnego zarządcy jest kluczowy dla prawidłowego funkcjonowania wspólnoty mieszkaniowej. Decyzja powinna być przemyślana, udokumentowana i transparentna, tak aby właściciele lokali mogli łatwo zrozumieć kryteria wyboru, a deweloper lub zarząd wspólnoty wykazać należytą staranność.
Krok #1: Zbadaj lokalny rynek i stawki
- Sprawdź firmy działające w okolicy – ich doświadczenie, zakres usług i opinie (Google, opinie klientów).
- Porównaj stawki rynkowe dla nieruchomości o podobnym standardzie i lokalizacji.
- Pamiętaj: najtańsza oferta nie oznacza najlepszej – droższa może obejmować szerszy zakres usług, większą częstotliwość serwisów lub wyższą jakość obsługi.
Krok #2: Przygotuj szczegółowe zapytanie ofertowe
- Określ w nim wszystkie obowiązki, które będzie pełnił zarządca/administrator, np.
- rozliczenia finansowe i księgowość,
- przeglądy techniczne i naprawy,
- koordynacja usług zewnętrznych (śmieci, windy, bramy, oświetlenie),
- przygotowanie zebrań właścicieli.
- Zapytanie powinno być identyczne dla wszystkich wybranych firm, aby porównanie było rzetelne.
Krok #3: Wybierz i oceń oferty
- Wyślij zapytanie do co najmniej 3–4 firm, dokumentując korespondencję.
- Oceń oferty pod kątem:
- zakresu usług,
- doświadczenia firmy w podobnych inwestycjach,
- stosunku jakości do ceny,
- dostępności i elastyczności.
- Sporządź tabelę porównawczą lub notatkę, w której zapiszesz zalety i wady każdej propozycji.
Krok #4: Podjęcie decyzji i uzasadnienie
- Wybierz ofertę, która najlepiej odpowiada potrzebom wspólnoty i interesom właścicieli.
- Sporządź protokół lub notatkę służbową z uzasadnieniem wyboru – w razie pytań nabywców lub kontroli będzie można wykazać, że decyzja była profesjonalna i racjonalna.
Krok #5: Monitorowanie i kontrola wykonania
- Nawet po podpisaniu umowy warto okresowo kontrolować realizację usług i upewnić się, że zarządca działa w interesie wspólnoty.
- Ustal sposób kontaktu i zakres komunikacji między zarządcą a deweloperem – dzięki temu możliwe będzie sprawne załatwianie bieżących spraw np. przekazywanie zgłoszeń dot. wad budowlanych.
Krok #6: Zapewnij właścicielom transparentność
- Wyjaśnij właścicielom, że zmiana sposobu zarządu nieruchomością wspólną lub zmiana podmiotu umowy o administrowanie może nastąpić w każdej chwili na podstawie uchwały właścicieli lokali zaprotokołowanej przez notariusza.
- Nabywcy mają pełne prawo podejmować decyzje o zmianie zarządcy lub sposobu zarządzania nie będzie im odpowiadać – ich decyzje nie są ograniczone przez wcześniejsze ustalenia dewelopera.
Podsumowanie w pigułce
Na koniec przygotowaliśmy 6 najważniejszych kwestii, które omówiliśmy w tym artykule i które warto mieć na uwadze przy wyborze administratora lub zarządcy wspólnoty mieszkaniowej.
- Administrator współpracuje z zarządem właścicielskim a zarządca pełni pełną funkcję zarówno zarządu wspólnoty, jak i administratora.
- Z uwagi na zamienne stosowane pojęć, o zakresie obowiązków profesjonalnego podmiotu decyduje przyjęty model zarządzania.
- Profesjonalne zarządzanie warto powierzyć w budynkach wielorodzinnych a w budownictwie jednorodzinnym decyzja zależy od faktycznych docelowych potrzeb wspólnoty i ułożenia inwestycji.
- Jeżeli profesjonalne wparcie jest potrzebne, w pierwszej umowie przeniesienia własności deweloper może powierzyć zarząd profesjonalnej firmie.
- Wybór odpowiedniego administratora lub zarządcy wymaga researchu, porównania ofert i dokumentowania decyzji, aby zapewnić bezpieczeństwo i sprawne funkcjonowanie wspólnoty.
- Pomimo początkowego ukształtowania modelu zarządzania pośrednio przez dewelopera wspólnota mieszkaniowa może zmienić sposób zarządu nieruchomością wspólną lub administratora.
Dziękujemy za przeczytanie naszego artykułu. A jeśli Ci się spodobał i chciałbyś skonsultować swoją sytuację z ekspertem, to kliknij tutaj i umów się z nami na konsultację.
Jeśli i Ty chcesz dołączyć do grona autorów, masz pomysł na tekst i chcesz nam go przedstawić, napisz na adres: kontakt@dewelopuj.pl
