Umowa o roboty budowlane – jak zabezpieczyć się przed opóźnieniami wykonawcy?

Nie ma nic bardziej frustrującego niż obserwowanie, jak tygodnie planowania i setki tysięcy złotych ulatują w powietrze przez brak organizacji lub niedotrzymanie terminów realizacji robót. W takich momentach pojawia się naturalne pytanie: co zrobić, gdy wykonawca nie wykonuje należycie umowy? Jak skutecznie naliczyć kary umowne? Jak zabezpieczyć inwestycję przed kolejnymi problemami i nie stracić kontroli nad projektem?

W tym artykule przedstawiamy praktyczne wskazówki oparte na doświadczeniu w obsłudze prawnej deweloperów. Wskazujemy rozwiązania, które mogą zadziałać w sytuacjach kryzysowych oraz jak wykorzystać narzędzia prawne, by inwestycja przebiegała sprawnie.

A gdybyś po przeczytaniu tego artykułu nadal miał pytania lub potrzebował dalszej pomocy, to kliknij tutaj i porozmawiaj z naszym specjalistą.

Umowa o roboty budowlane – fundament ochrony inwestora

Dobra umowa o roboty budowlane to absolutna podstawa. To w niej określamy m.in. terminy, prawa i obowiązki stron, standard wykonania, procedury odbioru robót oraz kary umowne. Niestety, wielu inwestorów traktuje umowę jako formalność, coś, co trzeba podpisać „bo tak wypada”. Tymczasem praktyka pokazuje, że prawidłowo skonstruowane postanowienia umowy o roboty budowlane mogą być bardzo pomocne w ochronie projektu przed poważnymi stratami finansowymi.

Na co zwrócić szczególną uwagę przy przygotowywaniu umowy o roboty budowlane:

• Precyzyjne terminy – każda część inwestycji powinna mieć jasno określony termin zakończenia. Na ogół nie wystarczy wskazanie ogólnego terminu ukończenia całego projektu. Warto ustalić terminy pośrednie, np. zakończenie fundamentów, stanu surowego zamkniętego, prac instalacyjnych itd. Każdy etap powinien być dokładnie opisany w harmonogramie, a harmonogram powiązany z karami umownymi.
• Kary umowne – powinny być realne, adekwatne do wartości robót i wystarczająco odstraszające dla wykonawcy. Symboliczne kwoty raczej nie będą motywować wykonawcy do działania.
• Procedury na wypadek opóźnień – dokładnie określone działania w przypadku zwłoki wykonawcy, w tym wezwania, terminy odpowiedzi, możliwość naliczenia kar umownych oraz odstąpienia od umowy o roboty budowlane w określonych przypadkach.

Przykład z praktyki

Deweloper zawarł z wykonawcą umowę o roboty budowlane dotyczącą generalnego wykonawstwa osiedla domów jednorodzinnych dwulokalowych w zabudowie bliźniaczej. Wykonawca regularnie opóźniał prace, a na budowie panował chaos organizacyjny – brak materiałów, niewystarczająca liczba pracowników, nieporządek w dokumentacji. Kary umowne były co prawda zastrzeżone w umowie, jednak były one w symbolicznej wysokości, a ponadto sformułowane nieprecyzyjnie. Inwestor musiał renegocjować postanowienia umowy o roboty budowlane i wdrożyć dodatkowe zabezpieczenia, aby odzyskać kontrolę nad projektem. To doświadczenie pokazało, jak istotne jest zwrócenie uwagi na szczegóły już na etapie podpisywania kontraktu.

Kary umowne w umowie o roboty budowlane – jak je skutecznie egzekwować?

Kary umowne to jedno z najczęstszych i najskuteczniejszych narzędzi w sporach z wykonawcami. Problem pojawia się wtedy, gdy postanowienia umowne w tym zakresie są nieprecyzyjne lub wykonawca kwestionuje zasadność naliczenia kary umownej.

Na co zwrócić szczególną uwagę przy karach umownych:

• Proporcjonalność – kara powinna mobilizować wykonawcę, ale nie może być rażąco wygórowana.
• Jednoznaczność – należy dokładnie określić, od kiedy i za co naliczana jest kara umowna. Czy dotyczy całego kontraktu, czy konkretnych etapów prac? Czy naliczana jest za każdy dzień zwłoki czy w inny sposób, a jeśli tak, to w jaki?
• Dowody – należy prowadzić stosowną dokumentację na każdym etapie budowy, w tym przede wszystkim zwrócić uwagę na: protokoły odbioru robót, zdjęcia, korespondencję e-mail.

Przykład z praktyki

Wykonawca miał oddać budynek w stanie deweloperskim w ciągu 14 miesięcy. Zwłoka wykonawcy wyniosła ponad 6 miesięcy. Kary umowne były ustalone na poziomie 0,2% wynagrodzenia umownego netto wykonawcy za każdy dzień zwłoki. Dzięki odpowiednio sformułowanym postanowieniom umowy o roboty budowlane inwestor uzyskał rekompensatę, a jednocześnie uniknął problemów z płynnością finansową projektu.

Opóźnienia wykonawcy w umowie o roboty budowlane – jak reagować skutecznie?

Opóźnienia w realizacji inwestycji to jedno z najczęstszych źródeł konfliktów między inwestorem a wykonawcą. Umowa o roboty budowlane powinna nie tylko przewidywać możliwość ich wystąpienia, ale także jasno określać, jak należy na nie reagować. Dobrze skonstruowana umowa o roboty budowlane daje inwestorowi konkretne narzędzia prawne i proceduralne, które pozwalają ograniczyć ryzyko strat i odzyskać kontrolę nad projektem.

W praktyce najczęściej spotykane przyczyny opóźnień wykonawcy w umowie o roboty budowlane to: niewłaściwa organizacja pracy, brak zasobów, błędy projektowe, awarie sprzętu, niedostępność materiałów lub czynniki pogodowe.

Niezależnie od przyczyny, pierwszym krokiem powinna być natychmiastowa reakcja inwestora – bierne oczekiwanie niemal zawsze prowadzi do zwiększenia kosztów i utraty terminowości całego przedsięwzięcia.

Jak postępować krok po kroku:

1. Udokumentować opóźnienia – każda niezgodność z harmonogramem powinna być udokumentowana w sposób rzetelny i niebudzący wątpliwości. Pomocne są protokoły z placu budowy, wpisy w dzienniku budowy, zdjęcia z datą wykonania oraz e-mailowa korespondencja z wykonawcą. Dokumentacja ta będzie kluczowa, jeśli konieczne okaże się naliczenie kar umownych lub dochodzenie roszczeń na gruncie umowy o roboty budowlane.
2. Wezwać wykonawcę do przyspieszenia prac – formalne wezwanie w formie pisemnej powinno zawierać odniesienie do konkretnych postanowień umowy o roboty budowlane i harmonogramu oraz określony termin, w którym wykonawca ma usunąć przyczyny zwłoki. Brak reakcji ze strony wykonawcy może stanowić podstawę do dalszych kroków prawnych.
3. Naliczyć kary umowne – jeżeli umowa o roboty budowlane przewiduje kary za  opóźnienia, należy je naliczać niezwłocznie. Warto też pamiętać, że roszczenia z tytułu kar umownych mogą ulec przedawnieniu – co oznacza, że po określonym czasie inwestor traci możliwość skutecznego ich egzekwowania.
4. Rozważyć odstąpienie od umowy – w przypadku znacznego opóźnienia lub braku reakcji wykonawcy inwestor może mieć prawo odstąpienia od umowy o roboty budowlane. Zanim jednak to zrobi, powinien upewnić się, że zachował wszystkie formalności przewidziane w kontrakcie (np. wcześniejsze wezwania, odpowiednie terminy).
5. Zabezpieczyć roszczenia finansowe – należy korzystać z mechanizmów takich jak gwarancje bankowe, zabezpieczenia należytego wykonania czy zatrzymanie części wynagrodzenia wykonawcy. Zabezpieczenia te mogą chronić inwestora również wtedy, gdy wykonawca popadnie w trudności finansowe.

Przykład z praktyki:

Deweloper przez dłuższy czas tolerował niewielkie, cykliczne opóźnienia, licząc, że wykonawca nadrobi zaległości. Ostatecznie zwłoka przekroczyła 5 miesięcy, co spowodowało konieczność renegocjacji umowy kredytowej. Dopiero po wysłaniu oficjalnego wezwania do usunięcia naruszeń oraz naliczeniu kar umownych wykonawca zmobilizował dodatkowe ekipy i przyspieszył prace. Wniosek: w umowie o roboty budowlane zawsze warto przewidzieć jasne procedury reakcji, a inwestor powinien działać stanowczo i zgodnie z harmonogramem.

Przedawnienie roszczeń z umowy o roboty budowlane

Wielu inwestorów zapomina, że roszczenia z umowy o roboty budowlane – w tym dotyczące kar umownych czy odszkodowań – nie są wieczne. Zgodnie z Kodeksem cywilnym, zasadniczy termin przedawnienia roszczeń z umowy o roboty budowlane wynosi 3 lata, jeśli obie strony są przedsiębiorcami. Po jego upływie wykonawca może skutecznie uchylić się od zapłaty, powołując się na zarzut przedawnienia. Dlatego tak istotne jest nie tylko reagowanie na  opóźnienia, ale również pilnowanie terminów dochodzenia roszczeń, by zapobiec ich przedawnieniu.

Problemy z generalnym wykonawcą – jak się zabezpieczyć?

Generalny wykonawca to kluczowy partner inwestora. Od jego kompetencji, rzetelności i  zdolności organizacyjnych zależy powodzenie całego przedsięwzięcia. Niestety praktyka pokazuje, że nadmierne zaufanie do generalnego wykonawcy, bez odpowiednich mechanizmów kontrolnych w umowie o roboty budowlane, może prowadzić do kosztownych błędów.

Jak się zabezpieczyć przed problemami:

• Transparentne rozliczenia – umowa o roboty budowlane może przewidywać prawo inwestora do wglądu w umowy z podwykonawcami, faktury, raporty z postępu prac. Dzięki temu można uniknąć podwójnego fakturowania i opóźnień wynikających z nieuregulowanych płatności wobec podwykonawców.
• Zabezpieczenie należytego wykonania – gwarancje bankowe lub ubezpieczeniowe, które obejmują zarówno prawidłowe wykonanie umowy o roboty budowlane, jak i późniejsze usunięcie ewentualnych wad.
• Regularne raportowanie i kontrola – częste spotkania koordynacyjne, raporty tygodniowe lub miesięczne oraz porównanie rzeczywistego postępu z harmonogramem pozwalają szybko wychwycić ryzyka.

Przykład z praktyki:

Generalny wykonawca opóźniał roboty o ponad 3 miesiące, tłumacząc się problemami kadrowymi. Dzięki postanowieniom umowy o roboty budowlane umożliwiającym inwestorowi wprowadzenie częściowego wykonania zastępczego, inwestor zatrudnił dodatkową ekipę na wybrane prace i odzyskał kontrolę nad harmonogramem. Właściwie sformułowana umowa o roboty budowlane może więc stanowić narzędzie do elastycznego reagowania, bez konieczności całkowitego rozwiązania kontraktu.

Dodatkowe narzędzia i praktyki zabezpieczające inwestycję

Poza standardowymi klauzulami warto stosować dodatkowe narzędzia wspierające realizację inwestycji zgodnie z umową o roboty budowlane:

• Harmonogramy szczegółowe z terminami pośrednimi – pozwalają monitorować postęp prac i natychmiast reagować na opóźnienia.
• Audyt podwykonawców – sprawdzanie, czy podwykonawcy mają odpowiednie zasoby i doświadczenie do wykonania powierzonych prac.
• Kontrola jakości robót – częste odbiory części wykonanych robót budowlanych pozwalają uniknąć wad, które mogłyby opóźnić projekt.
• Spotkania cykliczne na budowie – spotkania (organizowane, w zależności od potrzeb, np. co tydzień lub co dwa tygodnie) umożliwiają szybkie zidentyfikowanie problemów i ich sprawne rozwiązanie.
• Monitorowanie postępu prac – pozwala inwestorowi na bieżąco śledzić realizację inwestycji.

Podsumowanie – jak uniknąć najczęstszych problemów?

Budowa to ogromne przedsięwzięcie, w którym błędy i opóźnienia kosztują zarówno czas, jak  i  pieniądze. Deweloper nie powinien traktować umowy o roboty budowlane jako formalności – w relacjach z wykonawcą to bowiem najważniejsze narzędzie ochrony jego interesów.

Kluczowe wnioski:

• Precyzyjna umowa o roboty budowlane – jasne terminy, kary umowne, określone procedury w razie opóźnienia.
• Dokumentacja i dowody – protokoły, raporty, zdjęcia i korespondencja.
• Szybka reakcja – im wcześniej podjęte działania, tym mniejsze straty.
• Zabezpieczenia finansowe – gwarancje bankowe lub ubezpieczeniowe, zatrzymanie części wynagrodzenia, prawo do bezpośrednich płatności podwykonawcom.
• Regularna kontrola i audyt budowy – pozwalają zidentyfikować problemy zanim staną się krytyczne.

Najważniejsze to: reagować natychmiast, korzystać z postanowień umowy o roboty budowlane i egzekwować swoje prawa. Dzięki temu jako deweloper można zachować spokój, wiarygodność i dobre relacje z klientami oraz partnerami biznesowymi. Dobrze przemyślana strategia zarządzania budową, oparta na solidnej umowie o roboty budowlane, precyzyjnych procedurach i rzetelnej dokumentacji, jest najskuteczniejszym sposobem, by budowa przebiegała zgodnie z planem i bez niepotrzebnych kryzysów.

Dodatkowo warto pamiętać, że kontrola nad projektem to nie tylko reakcja na problemy, ale  także prewencja. Im bardziej szczegółowo przygotowany harmonogram, im większa przejrzystość w relacjach z wykonawcami i podwykonawcami, tym mniejsze ryzyko niespodzianek. Profesjonalny deweloper powinien traktować zarządzanie budową jak projekt strategiczny, w którym każdy element – od dokumentów, przez materiały, po ludzi – jest starannie monitorowany.

Jeśli spodobał Ci się ten artykuł i chciałbyś skonsultować swoją sytuację z ekspertem, to kliknij tutaj i umów się z nami na konsultację.

A jeśli chciałbyś dowiedzieć się więcej o tym jak wyglądają wszystkie etapy inwestycji deweloperskiej, to kliknij w link.

Jeśli i Ty chcesz dołączyć do grona autorów, masz pomysł na tekst i chcesz nam go przedstawić, napisz na adres: kontakt@dewelopuj.pl